KSM tworzy historię, jest nastawione dynamicznie, ekspansywnie do zastanej rzeczywistości. Każde działanie winno zostawić ślad, takm w sercach ludzi, do których jest skierowane, jak i w dokumentach. Dziś często zaniedbuje się sprawy formalne, tymczasem są one niezmiernie ważne. Jednym z podstawowych dokumentów z działalności KSM-u jest protokół, który:
– jest potrzebny dla historii, dla tych którzy będą badać i opisywać przeszłość KSM, pisać prace naukowe itp.;
– jest dokumentem dla bieżącego kontrolowania działalności.
Protokół jest urzędowym sprawozdaniem z przebiegu zebrania i powinnien w sposób krótki i zwięzły, ale adekwatny do rzeczywistości przedstwaić treść i przebieg spotkania. W protokole unikamy subiektywnych oceń i komentarzy, natomiast staramy się zobiektywizować maksymalnie rzeczywistość. Protokół sporządza sekretarz i podpisuje go wraz z przewodniczącymi zebrania.
– Statut KSM;
– protokół z zebrania założycielskiego Oddziału/Koła;
– decyzja powołania Oddziału/Koła;
– księga lub zeszyt przychodów i rozchodów
– rachunki lub oświadczenia potwierdzjące przychody i rozchody;
– zeszyt składek członkowskich;
– księga inwentarzowa;
– księga protokołów
– ewidencja i archiwizacja pism przychodzących i wychodzących z Oddziału/Koła (książka korospondencyjana);
– ewidencja członków Oddziału/Koła: deklaracje przystąpienia do KSM-u, karty ewidencji członków, spis ogólny członków;
– spis zastępów i zastępowych, sekcji i kierowników sekcji;
– archiwizacja sprawozdań: rocznych i z poszczególnych działań, akcji;
– kronika Oddziału/Koła
– materiały formacyjne – bibloteczka.